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Charte et règlements administratifs

1. Communauté nationale des gestionnaires

Fondée en 2000, la Communauté nationale des gestionnaires (CNG) est un réseau horizontal national de base composé de gestionnaires de la fonction publique fédérale provenant de tous les ministères et organismes d'un océan à l'autre.

2. Vision

Il s'agit d'une communauté nationale de gestionnaires passionnés partageant les mêmes valeurs et ayant pour objectif commun de transformer la culture de la fonction publique pour le bien de la population canadienne.

3. Énoncé de mission

La CNG représente, appuie et fait valoir les besoins, les intérêts et les aspirations de tous les gestionnaires de la fonction publique fédérale pour les aider à atteindre les objectifs de la fonction publique.

4. Compétences clés en leadership

La Communauté nationale des gestionnaires adopte les compétences clés en leadership qui sont décrites dans le Profil des compétences clés en leadership publié par l'Agence de la fonction publique du Canada.

Il s'agit plus précisément des aspects suivants :

Éthique et valeurs - Service empreint d'intégrité et de respect
Réflexion stratégique - Innovation par l'analyse et les idées
Engagement - Mobilisation des personnes, des organisations et des partenaires
Excellence en gestion - Prestation au moyen de la gestion par l'action, de la gestion axée sur les personnes et de la gestion des finances

Consultez l'Annexe C pour obtenir les listes de comportements efficaces et inefficaces.

5. Définition d'un gestionnaire

Selon le Secrétariat du Conseil du Trésor, un gestionnaire de la fonction publique est un employé qui fait partie d'une équipe de gestion et qui doit exercer son pouvoir délégué à l'égard de ressources humaines et financières afin d'atteindre les objectifs de l'organisation de la fonction publique du Canada.

De plus, la CNG reconnaît les gestionnaires visés par la définition ci dessus et ceux qui n'ont pas la responsabilité d'exercer un pouvoir délégué. Elle accepte également les personnes qui aspirent à devenir gestionnaires.

6. Gouvernance

Le Conseil exécutif est l'organisme décisionnaire de la CNG. Cette dernière suit les conseils de son champion, du Comité consultatif des SMA et de ses partenaires clés. La CNG dispose d'un secrétariat situé à Ottawa dans les locaux de l'Agence de la fonction publique du Canada ainsi que de personnel établi dans les régions. Les ressources régionales et le secrétariat de la CNG collaborent afin de mettre en œuvre les priorités stratégiques de la CNG et d'appuyer les réseaux régionaux de gestionnaires.

Communauté nationale des gestionnaires - règlements administratifs

Article 1.0 Communauté nationale des gestionnaires (CNG)

La Communauté comprend les réseaux des gestionnaires régionaux.

Article 2.0 Réseau des gestionnaires régionaux

La CNG se compose des réseaux de gestionnaires régionaux qui : appuient les activités nationales et régionales de la CNG qui peuvent réunir tous les ministères, les organismes et les groupes professionnels; forment un comité régional composé de représentants ministériels et de partenaires clés tels que le Conseil fédéral et l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Ce comité adopte des règles afin d'assurer la réalisation efficace du plan annuel des travaux; sont appuyés par un coordonnateur régional.

Article 3.0 Régions de la CNG

Les régions de la CNG sont les suivantes :

Terre-Neuve-et-Labrador
Nouvelle Écosse
Île du Prince Édouard
Nouveau Brunswick
Québec
Ontario
Région de la capitale nationale
Manitoba
Saskatchewan
Alberta
Pacifique (Colombie Britannique et Yukon)
Territoires du Nord Ouest
Nunavut

Article 4.0 Conseil exécutif

4.1 But :

Le Conseil exécutif est l'organisme décisionnaire de la CNG. Il consulte son champion, le Comité consultatif des SMA et ses partenaires clés. La CNG dispose d'un secrétariat à Ottawa, qui est hébergé par l'Agence de la fonction publique du Canada, ainsi que de personnel établi dans les régions. Les ressources régionales et le secrétariat de la CNG collaborent afin de mettre en œuvre les priorités stratégiques de la CNG et d'appuyer les réseaux régionaux.

4.2 Membres :

Composition du Conseil exécutif :

Membres votants

Le président (en cas d'égalité des voix)
Un représentant de chaque région

Membres sans voix délibérative

Le directeur exécutif
Un représentant de l'Agence de la fonction publique du Canada

Tous les membres du Conseil exécutif sont des bénévoles, à l'exception du directeur exécutif.

4.3 Élection des membres votants :

Le représentant régional est élu dans sa région, conformément au processus qui y est en vigueur. Il y a lieu de constituer un dossier de sélection étayé par des documents et de transmettre un avis à cet effet au Secrétariat. Les représentants régionaux sont élus pour un mandat de deux ans au maximum et il est possible de le prolonger d'une année afin de favoriser le transfert du savoir.

Le président est élu à la majorité simple par les membres votants du Conseil exécutif pour un mandat d'un an qui peut être renouvelé pour un maximum de deux ans. Par la suite, la région ayant élu le président élira un nouveau représentant régional qui siégera au Conseil exécutif. Pour être élu président, une personne doit avoir siégé au Conseil à titre de membre en règle pendant au moins un an. S'il est impossible de satisfaire à ce critère, le Conseil peut envisager d'élire un ancien membre du Conseil.

Le vice-président est élu par le Conseil exécutif afin d'exercer les fonctions du président lorsque ce dernier ne peut pas les assumer. Si le président quitte prématurément ses fonctions, le vice-président assume la présidence jusqu'à ce qu'un nouveau président soit élu. Tout membre du Conseil exécutif peut être élu vice président.

Moment des élections - L'élection du président et du vice président a lieu au mois de février/mars, et leur entrée en fonction est prévue pour le mois de septembre. Les représentants régionaux sont choisis avant la réunion du mois de février.

4.4 Remplaçants :

Si un représentant régional élu n'est pas disponible pour assister à des réunions du Conseil, on pourra lui désigner un remplaçant qui prendra part aux réunions et pourra voter au nom de la région. La région indique au Secrétariat le nom du remplaçant et le représentant régional doit mettre ce dernier au courant des dossiers avant la réunion. Après la réunion, on s'attend également à ce que le remplaçant informe le membre du Conseil ainsi que le comité régional des sujets qui ont fait l'objet de discussions. Enfin, les coordonnateurs régionaux ne peuvent pas agir comme remplaçants.

On s'attend à ce que le membre du Conseil exécutif ou son remplaçant assiste à toutes les réunions (y compris aux conférences téléphoniques du Conseil).

4.5 Fréquence des réunions :

Le Conseil exécutif tient au moins deux réunions en personne par année ainsi que des conférences téléphoniques sur convocation du président (habituellement une fois par mois). Une réunion en personne a lieu en février ou mars tandis que l'autre a lieu à l'automne.

4.6 Ordre du jour :

Au moins deux semaines avant une réunion, le Secrétariat communique avec les membres du Conseil pour leur demander des suggestions de points à inscrire à l'ordre du jour. Le directeur exécutif, en collaboration avec le président, se charge ensuite de rédiger l'ordre du jour qui est envoyé aux participants avant chaque réunion. Les points nécessitant une décision de la part du Conseil exécutif sont clairement indiqués à l'ordre du jour. Les questions à trancher qui ont été soulevées pendant la réunion, mais qui ne figuraient pas à l'ordre du jour, nécessitent le consentement unanime des personnes présentes pour que l'on procède à un vote au cours de cette réunion. Sinon, le point est présenté, puis reporté à la réunion suivante.

4.7 Quorum :

Pour que la réunion soit officielle, il faut qu'il y ait quorum. On atteint le quorum à 50 % des membres votants plus 1 (total de 8).

4.8 Vote :

Les décisions sont prises par vote à la majorité simple. Chaque région a un vote. Le vote par procuration n'est pas autorisé.

4.9 Procès verbal :

Le procès verbal est d'abord rédigé par le Secrétariat, puis celui ci se charge de l'envoyer à la traduction, après quoi le procès verbal est transmis à tous les membres du Conseil exécutif, et ce, dans un délai de deux semaines après la réunion. Le procès verbal est approuvé à la réunion suivante du Conseil, puis affiché sur le site Web.

4.10 Tâches du Conseil exécutif

En consultation avec le Comité consultatif des SMA, approuver le plan stratégique à long terme ainsi que le plan d'activités annuel, ce qui comprend les affectations financières de chaque région.
Examiner périodiquement les dépenses et approuver ou modifier le budget, au besoin.
Approuver le rapport annuel sur l'application du plan d'activités de la CNG.
Examiner et modifier la charte et les règlements administratifs au besoin et la faire au moins annuellement.
Participer à la sélection d'un directeur exécutif, lui fournir des directives et lui assigner ses tâches, et contribuer annuellement à l'établissement des objectifs de rendement du directeur exécutif.

4.11 Code de conduite

Respecter les autres.
Se préparer en vue des réunions et lire tous les documents.
Consulter la communauté.
Assister à toutes les réunions ou nommer un remplaçant.
Respecter les décisions du Conseil exécutif et s'y conformer.
Respecter le droit des membres de communiquer dans la langue de leur choix.

4.12 Résolution de conflits

Tout membre du Conseil exécutif peut être remplacé s'il ne respecte pas le Code de conduite. Le président déploie tous les efforts possibles pour régler le point en litige, y compris en discuter avec le comité régional auquel siège le membre. Un membre peut être remplacé, mais auparavant, une motion doit être proposée et approuvée par le Conseil. La décision est ensuite communiquée au membre et au comité régional auquel il siège.

4.13 Comités

Le Conseil exécutif peut, à sa discrétion, créer des comités chargés de tâches ou d'activités particulières.

Le Conseil fait part de ses attentes aux comités. Ces derniers rédigent le mandat pour la faire approuver par le Conseil. Celui-ci examine régulièrement les progrès réalisés par les comités en fonction de leur mandat.

Article 5.0 Conseil consultatif des SMA

Le Conseil consultatif des SMA se charge d'orienter et de conseiller le champion sur les plans et stratégies que propose la CNG, de même que sur la meilleure façon de mettre ces plans et stratégies en œuvre pour en assurer le succès.

Le Conseil consultatif des SMA est composé des SMA de la plupart des ministères et organismes, et il est présidé par le champion des gestionnaires.
On s'attend à ce que la plupart des membres soient les champions des gestionnaires au sein de leur propre ministère.
L'un des principaux rôles des membres consiste à s'assurer que les plans et programmes du Conseil sont adaptés aux activités ministérielles à l'appui des gestionnaires.
Les membres ont pour rôle de préconiser les programmes et les activités de la CNG dans leur ministère respectif.

Article 6.0 Secrétariat

6.1 Structure de base :

Directeur exécutif
Coordonnateurs régionaux
Agents ou commis du soutien financier, administratif et des projets
Gestionnaire de projet pour le Forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires
Le personnel du Secrétariat est formé d'employés du gouvernement fédéral qui sont affectés à la CNG et qui proviennent d'autres ministères et organismes. En règle générale, ces affectations ne durent pas plus de trois ans.

6.2 Objectifs du Secrétariatariat

Appuyer le Conseil exécutif, les comités ou réseaux de gestionnaires régionaux, le Forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires ainsi que les autres comités du Conseil.
Organiser les réunions et rédiger les ordres du jour ainsi que les procès verbaux.
Coordonner le processus de planification stratégique et la préparation du plan stratégique.
Préparer les budgets, coordonner et mettre en œuvre les plans de travail annuels régionaux et nationaux, et rédiger les rapports annuels.
Gérer les projets et les dossiers nationaux.
Donner des services en matière de communications et effectuer des activités de sensibilisation.

6.3 Rapports hiérarchiques

Directeur exécutif

Sur le plan fonctionnel, il relève du Conseil exécutif.
Sur le plan hiérarchique, il relève d'un cadre supérieur désigné de l'Agence de la fonction publique du Canada.

Coordonnateurs régionaux

Sur le plan fonctionnel, ils relèvent du directeur exécutif en ce qui a trait aux activités nationales et des comités régionaux en ce qui concerne les activités régionales.
Sur le plan hiérarchique, ils relèvent d'un agent désigné du ministère d'accueil en région.

Agents ou commis du soutien financier, administratif et des projets

Sur le plan hiérarchique, ce service relève du directeur exécutif.

Gestionnaire du projet de Forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires

Sur le plan fonctionnel, il relève du comité directeur du projet de forum.
Sur le plan hiérarchique, il relève du ministère d'accueil.

Évaluations de rendement

Le président fait part de ses commentaires au gestionnaire hiérarchique en ce qui a trait à l'évaluation du rendement du directeur exécutif. Si le directeur exécutif a des problèmes de rendement qui pourraient exiger une intervention, le président consulte le Conseil pour déterminer la mesure à adopter et assure un suivi avec le gestionnaire hiérarchique.

Le membre du Conseil et le directeur exécutif font part de leurs commentaires sur les évaluations des coordonnateurs régionaux, lesquelles sont effectuées par le gestionnaire hiérarchique du ministère d'accueil. Si des coordonnateurs régionaux ont des problèmes de rendement qui pourraient exiger une intervention, les trois parties se consultent afin de déterminer la mesure à adopter.

Article 7.0 Rôles et responsabilités

Champion

Le champion est un sous ministre adjoint ou délégué nommé par le greffier du Conseil privé. Il doit :

Faire valoir les questions importantes pour la Communauté nationale des gestionnaires auprès des hauts fonctionnaires tels que le greffier du Conseil privé, le Secrétaire du Conseil du Trésor, la présidente de l'Agence de la fonction publique du Canada, le président de la Commission de la fonction publique, ses collègues sous ministres et les membres des conseils fédéraux.
Sensibiliser les gens aux capacités et à l'efficacité des gestionnaires, qui peuvent contribuer directement à la résolution de problèmes généraux se rapportant à la fonction publique qui ont une incidence sur la gestion et la direction de cette dernière.
Continuer de maintenir des liens solides avec les organismes centraux (CFP, SCT, Agence de la fonction publique et EFPC).
Conseiller le Conseil exécutif quant à la façon dont cette dernière peut appuyer la communauté avec plus d'efficacité, en l'aidant à établir ses stratégies et son plan d'activités.
Présider le Comité consultatif des SMA.
Veiller à ce que des ressources soient disponibles pour appuyer l'exécution immédiate du plan d'activités de la CNG, en vue de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un mécanisme de financement pour s'assurer de disposer d'un financement annuel continu.
Participer de façon manifeste aux principaux forums régionaux auxquels prennent part des gestionnaires ainsi que des hauts représentants du gouvernement fédéral.

Président du Conseil exécutif :

Le rôle du président consiste à préserver l'intégrité de la charte et des règlements administratifs énoncés dans le présent document. Il doit aussi :

Présider toutes les réunions du Conseil ainsi que la réunion de consultation annuelle sur la planification stratégique.
Approuver l'ordre du jour des réunions du Conseil.
Planifier la tenue et le calendrier des réunions du Conseil de pair avec le directeur exécutif.
Veiller à ce que le Conseil soit bien informé et qu'il dispose des renseignements et des possibilités nécessaires pour prendre des décisions concernant les questions qui relèvent de son mandat.
Agir à titre de lien clé entre le Conseil et le champion.
Au besoin, agir à titre de porte parole de la CNG auprès du public et des médias.
Agir à titre de lien principal avec le directeur exécutif en ce qui a trait aux questions relatives aux opérations du Secrétariat.

Vice-président du Conseil exécutif de la CNG

Le vice président est élu par le Conseil exécutif afin d'exercer les fonctions du président lorsque ce dernier ne peut pas les assumer. Si le président quitte ses fonctions prématurément, le vice-président le remplace jusqu'à ce qu'un nouveau président soit élu. Tout membre du Conseil exécutif peut être élu vice président.

Membres du Conseil exécutif

Représenter les opinions de leurs régions respectives en fonction des consultations avec les réseaux et les comités de gestionnaires régionaux.
Mettre en œuvre les décisions du Conseil dans la région.
Transmettre de l'information sur les activités de la CNG au comité régional, y compris au coordonnateur régional.
Participer aux réunions du Conseil ainsi qu'au forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires.
Appuyer le forum annuel.
Se charger, de concert avec le coordonnateur régional, de former et de maintenir un comité régional.
Entretenir d'étroites relations de travail avec le coordonnateur régional.
Prendre l'initiative d'embaucher ou de remplacer le coordonnateur régional, s'il y a lieu.
Communiquer les programmes et les activités de la CNG aux régions de concert avec le coordonnateur régional;
Participer aux comités de travail ou les diriger.
Accepter les rôles et les responsabilités associés aux fonctions qui précèdent.

Directeur exécutif

Les tâches générales du directeur exécutif sont les suivantes :

Appuyer et conseiller le président ainsi que le champion.
Gérer le Secrétariat, y compris les budgets et les ressources humaines.
Élaborer et mettre en œuvre des programmes, des politiques et des plans, et produire des rapports conformément à l'article 9.0 et selon les directives du Conseil exécutif.
Assurer la liaison entre les organismes centraux/communautés fonctionnelles et les coordonnateurs régionaux afin de promouvoir et de coordonner les consultations, les groupes de réflexion et les initiatives ministérielles.
Promouvoir, créer et maintenir des relations avec des intervenants et des partenaires clés.

Une description de travail détaillée concernant les fonctions du directeur exécutif figure à l'Annexe A.

Coordonnateur régional :

Les quatre tâches principales des coordonnateurs régionaux sont les suivantes :

Coordonner et appuyer l'élaboration du plan de travail annuel qui comprend les activités régionales et nationales.
Exécuter le plan de travail annuel dans la région.
Produire un rapport sur le plan de travail annuel.
Appuyer le forum national de perfectionnement professionnel des gestionnaires.

Une description de travail détaillée concernant les fonctions du coordonnateur régional figure à l'Annexe B.

Article 8.0 Partenaires principaux

Les partenaires clés sont entre autres :

Conseils fédéraux
Agence de la fonction publique du Canada
École de la fonction publique du Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
Commission de la fonction publique
Ministères et organismes
Autres réseaux et collectivités
Autres ordres de gouvernement

Article 9.0 Planification des activités et établissement de rapports

9.1 Plan stratégique

Le Conseil exécutif est chargé de tenir à jour un plan stratégique triennal. Chaque automne, le Conseil exécutif tient une réunion de planification stratégique avec ses partenaires clés et le Comité consultatif des SMA. Le but de cette réunion est d'examiner le rapport annuel de l'année précédente et le plan stratégique triennal de l'année en cours pour veiller à ce que les programmes et priorités de la CNG demeurent utiles aux gestionnaires et permettent à la CNG d'appuyer les priorités clés du gouvernement. En outre, les résultats de la réunion servent à mettre à jour le plan stratégique.
Le Secrétariat est chargé de rédiger le rapport de la réunion.
Immédiatement après la réunion d'automne, le Conseil exécutif crée un Comité de planification stratégique chargé de mettre à jour le plan stratégique triennal.
Le Comité de planification stratégique établit une ébauche du plan stratégique mis à jour dans un délai d'un mois après la réunion de planification stratégique et la transmet aux membres du Conseil exécutif pour examen.
Le Conseil doit approuver le plan stratégique final.

9.2 Plan de travail annuel

Une fois que le plan stratégique a été mis à jour, le directeur exécutif lance une demande de présentations pour le plan de travail annuel par l'entremise des membres du Conseil exécutif et des coordonnateurs régionaux. La présentation doit être organisée selon un modèle décrivant les priorités définies lors de la réunion de planification stratégique. Le directeur exécutif fournit des allocations de fonds théoriques.
Les coordonnateurs régionaux collaborent avec le comité ou le réseau régional des gestionnaires à l'élaboration d'une présentation dans laquelle figurent les résultats attendus pour chaque priorité.
Les coordonnateurs régionaux doivent fournir les présentations régionales au directeur exécutif au plus tard à la fin de décembre.
Le directeur exécutif regroupe les présentations pour dresser une proposition de plan de travail national.
Le plan de travail national est transmis au Conseil exécutif pour examen initial et commentaires au plus tard à la fin de février.
Le Conseil exécutif se réunit en mars pour l'examen final et l'approbation du plan de travail national.
Le Conseil exécutif se réunit aussi en mars avec le Comité consultatif des SMA pour déterminer les priorités clés du plan de travail annuel et les faire concorder avec les activités ministérielles.
Une fois le plan de travail annuel approuvé, des protocoles d'entente sont établis. Le plan de travail annuel approuvé est transmis aux membres du Conseil exécutif et aux coordonnateurs régionaux par l'entremise du directeur exécutif.

9.3 Surveillance et rapports

Le directeur exécutif a la responsabilité de surveiller le plan de travail annuel et le budget et de tenir le Conseil exécutif informé.
Le directeur exécutif a la responsabilité de se conformer aux exigences de l'Agence de la fonction publique du Canada en matière de rapports.
Les examens trimestriels du budget et des réaffectations de fonds ont lieu comme il se doit.

9.4 Rapport annuel

Le rapport annuel comprend une comparaison entre les programmes et dépenses réels en cours de l'exercice et ceux qui étaient proposés dans le plan de travail annuel.
Au mois de mai, le directeur exécutif demande aux coordonnateurs régionaux et aux membres du Conseil de préparer leur rapport annuel en se fondant sur le gabarit.
Le rapport annuel régional doit être achevé et présenté au directeur exécutif avant la fin du mois de juin.
Le directeur exécutif consulte le représentant de l'Agence de la fonction publique du Canada afin de s'assurer que les exigences de cette dernière en matière d'établissement de rapports sont respectées.
Le directeur exécutif effectue l'analyse de l'écart entre les activités prévues et les activités réalisées.
Le directeur exécutif regroupe les rapports régionaux en un rapport annuel national, les transmet aux partenaires clés et les affiche sur le site Web de la CNG un mois avant la réunion de planification stratégique de l'automne.

Article 10.0 Examen externe

Un examen approfondi de la CNG, exécuté par un tiers, a lieu tous les cinq ans afin d'évaluer la structure de gouvernance, le plan d'activités et le processus de planification stratégique. L'examen comprend la consultation de l'ensemble de la communauté des gestionnaires et des partenaires clés.

Article 11.0 Reconnaissance

Prix du leadership de la CNG (à l'échelle régionale) :

Le Prix du leadership de la CNG a pour objectif de souligner la contribution des gestionnaires régionaux aux initiatives horizontales ministérielles, à la culture organisationnelle, à la gestion des personnes et au renouvellement de la fonction publique.

Prix du leadership Mike Nurse (à l'échelle nationale) :

Le Prix du leadership Mike Nurse a pour objectif de souligner le service exemplaire d'un gestionnaire ou d'un cadre supérieur qui appuie, à l'échelle nationale, la communauté des gestionnaires.

D'autres prix peuvent être créés à la discrétion du Conseil exécutif.

Article 12.0 Forum sur le perfectionnement professionnel des gestionnaires

Le Forum sur le perfectionnement professionnel des gestionnaires a lieu chaque année à différents endroits qui sont déterminés par le Conseil exécutif.
Un gestionnaire de projet est embauché pour gérer le Forum au moyen d'un processus approuvé par le Conseil.
Le gestionnaire de projet met à jour, aux fins d'approbation par le Conseil, le manuel sur le Forum qui fournit un aperçu des rôles et responsabilités, ainsi que de la matrice de prise de décisions pour tous les aspects du Forum.
Le Conseil met sur pied un Comité directeur du Forum chargé d'orienter et de conseiller le gestionnaire de projet.
Le gestionnaire de projet tient le Conseil au courant de l'évolution du projet par le biais de mises à jour et de séances d'information régulières.
Une réunion générale annuelle fait partie intégrante du programme du Forum. Elle a pour but d'informer la communauté des gestionnaires des programmes et activités de la CNG.

Article 13.0 Ministères d'accueil

13.1 Ministère d'accueil régional :

Le rôle du ministère d'accueil régional consiste à fournir des locaux, des ressources humaines, ainsi qu'un soutien financier, informatique et administratif, à moins que le rôle ait été déterminé autrement dans le protocole d'accord. Le niveau de soutien est précisé dans un protocole d'entente entre le ministère d'accueil et l'Agence de la fonction publique du Canada.

13.2 Ministère d'accueil national

Le ministère d'accueil national, soit l'Agence de la fonction publique du Canada, fournit les locaux, les ressources humaines et un soutien financier, informatique et administratif au Secrétariat. Dans son Rapport sur les plans et les priorités ainsi que dans son Rapport ministériel sur le rendement, l'Agence fait part de la programmation de la CNG. De plus, il assure la liaison avec le SCT afin de fournir un financement pour la CNG.

Article 14.0 Responsabilités financières

En qualité de ministère d'accueil national, il revient à l'Agence de la fonction publique du Canada de rendre compte des finances de la CNG. L'Agence veille à ce que les pouvoirs appropriés en matière de dotation et de finances soient délégués au directeur exécutif pour qu'il soit en mesure de gérer les programmes et les activités de la CNG avec efficacité.

Article 15.0 Modifications

Les présents règlements administratifs peuvent être modifiés en tout temps par suite d'une motion présentée au Conseil exécutif et approuvée par ce dernier.

Annexe A

Description de travail du directeur exécutif

Résultats liés au service à la clientèle

Fournir des services administratifs et de gestion au Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires (CNG).
Au nom du Conseil exécutif, assurer la liaison avec les autres ministères et organismes, les autres ordres de gouvernement, les organismes centraux, les universités, les organisations non gouvernementales et le secteur privé.
Faire preuve de leadership dans l'élaboration des initiatives, des projets et des programmes nationaux qui ont trait à la prestation de services des activités et extrants, comme il est indiqué dans le plan d'activités de la CNG.

Activités principales

Dirige l'élaboration des processus nationaux de planification stratégique et opérationnelle qui sont utilisés par les ministères nationaux afin d'appuyer les initiatives nationales ainsi que les infrastructures; conceptualise et fournit un leadership au Secrétariat de la CNG pour appuyer le plan d'action et les priorités stratégiques de la CNG, y compris la gestion des ressources humaines et financières (budget annuel d'environ 2,25 millions de dollars); planifie, élabore et met en œuvre un cadre de responsabilisation de gestion, en consultation avec le Conseil exécutif de la CNG; préside et coordonne les comités régionaux et nationaux ainsi que les groupes de travail.
Fournit du soutien, des recommandations et des conseils stratégiques au champion de la CNG, au Comité consultatif des SMA et au Conseil exécutif de la CNG; discute des projets et des propositions directement avec le champion ainsi qu'avec le membre de la CNG et du Comité consultatif des SMA; fournit des conseils, des séances d'information, des rapports et des recommandations aux champions ainsi qu'au Comité consultatif des SMA en ce qui a trait au traitement des questions délicates; coordonne les réunions et les conférences téléphoniques, et diffuse l'information pertinente.
Consulte les intervenants relativement aux initiatives et aux questions touchant l'ensemble du gouvernement et ayant trait aux politiques, se tient au courant des tendances, initiatives et exigences et anticipe leur évolution; négocie les ententes avec les ministères gouvernementaux/intervenants pour la prestation des services/programmes conjoints; au nom du Conseil exécutif de la CNG, fait des présentations sur les questions stratégiques aux organismes centraux et aux réseaux des gestionnaires ministériels.
Crée et entretient un solide réseau de contacts internes et externes aux fins de consultation, qui comprend des collègues provenant d'autres organismes centraux et ministères fédéraux comme le Conseil du Trésor, le Bureau du Conseil privé et la Commission de la fonction publique, afin de cultiver des relations d'affaires stratégiques entre les organismes centraux, les partenaires commerciaux, les cadres supérieurs du client (EFPC, Agence de la fonction publique du Canada et APEX), les conseils fédéraux régionaux et les autres intervenants clés; coordonne les consultations visant à obtenir les commentaires des gestionnaires sur les politiques administratives de la fonction publique fédérale.
Poursuit la création de partenariats avec les ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux, les universités et les organisations non gouvernementales afin de collaborer à la mise en œuvre et à la réalisation des initiatives et programmes de la CNG (p. ex. activités de perfectionnement et d'apprentissage de la CNG, création de communautés de pratiques).
Gère une unité d'environ quatre employés (la classification des postes de subalternes varie de AS 03 à AS 05). Est chargé d'établir les objectifs de l'unité ainsi que les plans de travail, d'attribuer les tâches et d'en assurer le suivi, d'évaluer le rendement des employés et de produire un rapport en la matière, de donner des conseils au personnel relativement aux questions liées au travail, puis d'élaborer des plans de formation et de recruter le personnel.
Fournit une orientation fonctionnelle à 14 coordonnateurs régionaux (groupe et niveau AS 05) qui sont situés dans chaque province, territoire et région du Canada, et est chargé d'établir les objectifs nationaux, tâches et activités du coordonnateur régional établis au cours de la séance de planification stratégique annuelle de la CNG.
- Dirige le travail des équipes dans le cadre des projets et des programmes importants (tels que le Forum national annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires); évalue le rendement au travail du coordonnateur régional et produit un rapport en la matière (en collaboration avec l'agent désigné du ministère d'accueil régional et du représentant régional de la CNG).
- Organise et gère les équipes de projet interdisciplinaires, les initiatives de recherche ainsi que les entreprises communes avec les directions générales ministérielles, les organismes centraux et d'autres ministères gouvernementaux.
- Oriente l'élaboration, la conception, l'évaluation, le suivi et la réalisation des projets de la CNG (contrôle de la gestion de projets, plans de projets, charte de projets, cadre de gestion des risques, analyse du cadre logique, achats et processus de gestion du changement).

Contexte organisationnel : Jusqu'à 20 employés, dont 13 travaillent en région, sont chapeautés par le directeur exécutif. La hiérarchie fonctionnelle et l'orientation sont fournies par le sous ministre qui est désigné par le greffier du Conseil privé en tant que champion de la Communauté nationale des gestionnaires.

Les objectifs sont établis et approuvés par le Conseil exécutif de la CNG composé des représentants des gestionnaires élus provenant de chaque région. Le Conseil est dirigé par un président élu.

Annexe B

Description de travail du coordonnateur régional

Rôles et responsabilités :

Le rôle du coordonnateur régional est directement lié au mandat, aux stratégies et à l'analyse de rentabilisation qui sont élaborés et appuyés à l'échelle ministérielle par le Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires (CNG). De plus, son rôle est lié aux objectifs établis par le Comité / Réseau régional des gestionnaires et influencé par les relations établies avec le Conseil fédéral, les ministères et organismes du gouvernement fédéral, y compris les organismes centraux.

Le coordonnateur régional se trouve dans une position idéale pour travailler étroitement avec ces intervenants et il agit en respectant les politiques, procédures et directives du ministère d'accueil régional qui, la plupart du temps, est un organisation qui parraine le Conseil fédéral (ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest, Agence de promotion économique du Canada atlantique ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). En outre, le coordonnateur régional travaille en respectant certains protocoles et certaines procédures de l'Agence de la fonction publique du Canada, car cette dernière accueille le bureau du Secrétariat de la Communauté nationale des gestionnaires.

Le Conseil exécutif de la CNG, par l'entremise du directeur exécutif du bureau du Secrétariat de la CNG, fournit une orientation nationale au coordonnateur régional. En outre, ce dernier reçoit de l'orientation de la part du comité régional qui fait partie du réseau régional de la communauté des gestionnaires. Le coordonnateur régional travaille dans un environnement virtuel, car la majorité des communications se font par courrier électronique ou conférences téléphoniques.

En raison du grand nombre de responsables des décisions, des liens hiérarchiques multiples sont nécessaires pour s'assurer que les programmes régionaux et nationaux sont harmonisés, et que les responsabilités envers les différents intervenants ayant des besoins semblables, mais distincts, sont clairement comprises. De plus, les coordonnateurs régionaux doivent s'acquitter de responsabilités financières et administratives qui sont requises par les organismes d'accueil nationaux et régionaux.

Voici un aperçu des relations hiérarchiques multiples ainsi que des rôles et responsabilités associés à chacune d'elles :

1. Sur le plan fonctionnel, le coordonnateur régional relève du directeur exécutif du Secrétariat de la CNG.

Il contribue à l'élaboration du plan national des activités et produit un rapport annuel régional.
Il est l'un des 13 coordonnateurs qui s'emploient à élaborer le programme du Forum annuel sur le perfectionnement professionnel de la Communauté nationale des gestionnaires, ainsi qu'à organiser et à tenir ce forum.
Il participe à d'autres projets nationaux qui sont déterminés par le Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires.
Le directeur exécutif effectue l'examen du rendement du coordonnateur régional et lui donne de la rétroaction à ce sujet en tenant compte des commentaires de l'agent désigné provenant du ministère d'accueil régional (dans certaines régions, il ne s'agit pas nécessairement du membre du Conseil de la CNG).

2. Sur le plan hiérarchique, il relève de l'agent désigné provenant du ministère d'accueil régional.

Il fait approuver les demandes de congés.
Il fait approuver les transactions financières (à l'exception de la région de la capitale nationale où se trouve le ministère de la Défense nationale qui agit à titre de banquier pour le Réseau de la communauté des gestionnaires).
Il reçoit un appui non financier pour les locaux, l'équipement et les fournitures de bureau ainsi que les services de TI (ne s'applique pas à toutes les régions, mais à la plupart d'entre elles.)

3. Sur le plan fonctionnel, il relève du Comité / Réseau régional de la communauté des gestionnaires.

Il détermine les besoins de la communauté régionale des gestionnaires.
Il élabore et exécute le plan de travail régional en tenant compte des besoins de la communauté, ce qui comprend la coordination des événements locaux et régionaux.
Il fournit des services de secrétariat au Comité régional.

À même ce cadre de rapports hiérarchiques, voici un aperçu des rôles et responsabilités du coordonnateur régional en ce qui a trait à la planification et à la réalisation des objectifs de programme, ainsi qu'à la production de rapports sur ceux-ci, qui sont harmonisés avec les trois piliers décrits dans l'analyse de rentabilisation de la CNG (renforcement et engagement de la communauté; apprentissage et perfectionnement; contribution à l'efficacité des politiques).

Événements

Le coordonnateur régional agit à titre de gestionnaire de projet dans le but d'élaborer des programmes et de planifier et réaliser des événements locaux et régionaux en partenariat avec le comité régional dans le domaine de l'apprentissage, du réseautage et du perfectionnement de la communauté. Parmi ses tâches, il doit notamment coordonner la présence de la CNG sur demande et s'occuper de la promotion, du marketing et de la coordination du kiosque de la CNG.
Il coordonne les réunions et les séances, et agit à titre d'animateur afin de recueillir les commentaires des gestionnaires régionaux sur les politiques administratives de la fonction publique fédérale ainsi que sur des initiatives futures, des programmes ou d'autres sujets pertinents qui ont une incidence sur les gestionnaires.
Il coordonne les activités et les programmes qui sont approuvés par le Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires comme les séances de coaching, la communauté de pratiques, les séances de leadership, etc.
Il participe à l'équipe du projet du Forum sur le perfectionnement professionnel de la Communauté nationale des gestionnaires afin d'élaborer le programme du Forum. Il dirige aussi les activités et dossiers clés en tant que chef de projet afin d'apporter une aide logistique pour la planification et la réalisation du forum.
Il communique avec les coordonnateurs des gestionnaires ministériels et les coordonnateurs régionaux de la Communauté nationale des gestionnaires afin d'obtenir leur avis sur les activités et les événements prévus pour les gestionnaires.

Communication, promotion et marketing

Le coordonnateur régional élabore et offre des présentations aux communautés de gestionnaires régionaux ainsi qu'à d'autres intervenants potentiels afin de sensibiliser le Conseil exécutif de la CNG et ses ressources. Il consulte en outre la communauté locale afin de déterminer les préoccupations actuelles ou imminentes.
Il fait connaître la Communauté nationale des gestionnaires en assistant à des foires commerciales, conférences et exposés, pour sensibiliser les gens au fait que le Conseil exécutif est au service de tous les gestionnaires.
Il appuie le développement de sites Web à l'échelle locale et nationale en tenant à jour l'information régionale en fournissant de l'information sur les principaux éléments des sites, en élaborant le contenu des sites et en rassemblant des renseignements.
Il élabore les plans de communication stratégique et met en œuvre les outils et activités, notamment les bulletins d'information, sites Web et brochures, afin de fournir aux gestionnaires des renseignements sur les questions et les initiatives qui les touchent.
Il fait connaître le Forum annuel sur le perfectionnement professionnel de la Communauté nationale des gestionnaires.
Il promeut le Prix du leadership Mike Nurse de la CNG et le prix de leadership régional dans sa région. Il coordonne en outre la sélection régionale du récipiendaire du prix de leadership régional.

Partenariats

Il établit et entretient des partenariats avec d'autres comités du Conseil fédéral, soit les comités des RH, le Comité des langues officielles, les réseaux des jeunes et des futurs chefs, ainsi que l'Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX), afin d'éviter le chevauchement des tâches et de créer la possibilité d'adopter une approche horizontale ou de partenariat en ce qui concerne les nombreuses questions touchant les gestionnaires, soit les initiatives du gouvernement du Canada, la planification de la relève, l'apprentissage, les profils de compétences, ainsi que les programmes de mentorat et d'encadrement.
Il développe des relations de travail avec les représentants de l'organisme central qui jouent un rôle consultatif et assure la liaison entre ces représentants et les gestionnaires régionaux. Il coordonne en outre les activités de consultation qui intéressent et préoccupent les gestionnaires régionaux.
Il contribue aux efforts qui sont déployés par les organisations régionales, nationales, ministérielles et interministérielles, par d'autres ordres de gouvernement (municipal et provincial) et par des organisations professionnelles, telles que l'Institut d'administration publique du Canada et l'Institut de la gestion financière du Canada, dans les domaines touchant les gestionnaires de la fonction publique.

Recherche, planification et établissement de rapports

Le coordonnateur régional invite les intervenants et les groupes de gestionnaires locaux à faire part de leurs commentaires en facilitant, en coordonnant et en résumant les résultats des plans et des stratégies provisoires pour le Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires.
Il recherche, examine et analyse des renseignements à l'appui d'autres projets ou activités du Conseil exécutif de la Communauté nationale des gestionnaires, du Conseil fédéral et d'autres ministères et organismes gouvernementaux afin de formuler des recommandations appropriées au Conseil de la Communauté nationale des gestionnaires.
Il élabore un plan de travail régional annuel en harmonisant les activités avec les besoins de la communauté des gestionnaires régionaux et les trois piliers du plan d'activités de la CNG.
Il produit et présente un rapport régional annuel portant sur les résultats du plan de travail. De plus, il mesure le succès des activités régionales et rend compte de celui-ci.
Il prépare et présente des propositions de financement au Conseil de la CNG ainsi qu'à d'autres parrains (p. ex. les conseils fédéraux, les organismes et ministères régionaux, d'autres ordres de gouvernement) afin d'obtenir des ressources financières pour appuyer les initiatives et les programmes régionaux.
Il participe à l'élaboration du plan d'activités national annuel de la CNG et s'assure que les recommandations ainsi que les intérêts des régions sont représentés.
En partenariat avec le Secrétariat et le Conseil exécutif de la CNG, le Secrétariat et le Réseau des gestionnaires régionaux, il planifie et tient à jour les budgets relatifs aux comités et aux événements prévus.
Il soumet un rapport de l'après forum au gestionnaire du projet de forum afin de rendre compte des rôles et responsabilités supplémentaires du chef de projet, de ce qui a bien fonctionné ainsi que les leçons tirées, et de formuler des recommandations pour améliorer l'organisation et la planification logistique du forum.

Annexe C

Compétences clés en leadership

GESTIONNAIRE - Comportements efficaces

VALEURS ET ÉTHIQUE - Service empreint d'intégrité et de respect

Affiche les valeurs et fait preuve d'éthique, y compris du respect du Code, dans ses comportements personnels.
Intègre les valeurs et l'éthique, y compris le Code, dans les pratiques de l'unité.
Est engagé à l'égard des citoyens et des clients, ce qui se reflète dans ses activités et dans celles de l'unité.
Favorise un climat de transparence, de confiance et de respect au sein de l'unité et des partenariats.
Incorpore des pratiques équitables dans le processus de planification des RH.
Soutient les possibilités de bilinguisme et de diversité dans l'unité et les encourage, en se fondant sur les politiques sur les LO et l'EE.
Façonne et préconise une unité sécuritaire et saine, respectueuse, exempte de harcèlement et de discrimination.
Agit avec transparence et justice dans toutes les transactions, y compris la dotation, la passation de marchés et les activités quotidiennes.

RÉFLEXION STRATÉGIQUE - Innovation grâce à l'analyse et aux idées

Analyse

Élabore l'orientation de l'unité en se fondant sur une compréhension approfondie du domaine fonctionnel.
Assure le suivi de l'évolution des priorités de la division et en analyse l'incidence sur les plans de travail de l'unité.
Demande des précisions et des orientations au directeur, au besoin.
Coordonne l'information provenant de projets multiples afin de se forger un point de vue d'ensemble.
Détermine les interdépendances entre les projets de l'unité.
Analyse les revers et cherche à obtenir une rétroaction honnête afin d'apprendre des erreurs.

Idées

Traduit l'orientation de la division en activités de travail concrètes dans l'unité.
Trouve des solutions aux problèmes opérationnels.
Favorise et incorpore des initiatives et des points de vue diversifiés et créatifs.
Réorganise les activités de travail de l'unité pour répondre à l'évolution des besoins.
Fait des recommandations efficaces au directeur.
Prend en compte le volet humain des enjeux et des décisions.
Enseigne aux autres et apprend d'eux.

ENGAGEMENT - Mobilisation des gens, des organisations et des partenaires

Partage l'information verticalement et horizontalement.
Favorise la collaboration entre les superviseurs sur des projets connexes.
Favorise des échanges constructifs et ouverts de points de vue diversifiés.
Reconnaît les occasions d'améliorer les résultats grâce à des partenariats.
Gère la dynamique de groupe dans un milieu de travail diversifié au sein de l'unité et entre des projets.
Reconnaît aux partenaires le mérite associé à leurs contributions.
Représente avec exactitude les préoccupations, les idées et les points de vue du personnel auprès de la haute direction.
Agit à titre de médiateur et de facilitateur dans les relations entre les superviseurs.
Donne suite aux engagements.
Demande la contribution du personnel, des partenaires et des intervenants, et les écoute.
Communique avec clarté et détermination.
Instaure des échanges d'idées réguliers et approfondis.

EXCELLENCE EN GESTION - Prestation au moyen de la gestion par l'action, de la gestion axée sur les personnes et de la gestion des finances

Gestion par l'action - Conception et exécution

Fixe les objectifs de qualité et de productivité de l'unité.
Détermine les besoins sur le plan des finances et des ressources humaines.
Attribue et réaffecte les ressources, au besoin, et capitalise sur la diversité.
Délègue de façon appropriée aux superviseurs.
Fixe des délais réalistes et des responsabilités claires pour les superviseurs.
Fournit la structure et l'impulsion pour les projets de l'unité.
Fixe des buts stimulants, mais réalistes.
Détermine les limites et les besoins en ressources pour la charge de travail de l'unité.
Gère la charge de travail de l'unité en négociant des échéances, de même qu'en planifiant les ressources et en établissant les priorités de façon prudente.
Garde son calme dans des situations exigeantes ou stressantes.
Modifie les priorités et adapte les plans de travail de l'unité, au besoin.
Gère les activités de façon continue.
Tient compte des signaux d'alerte et en avise le directeur et d'autres personnes, au besoin.
Donne suite au plan d'activités de l'unité depuis la planification, la mise en œuvre, la surveillance et l'évaluation jusqu'à l'établissement des rapports.
Intègre la fonction de contrôleur, le CRG ainsi que les lois, règlements et politiques fédéraux aux pratiques de l'unité.
Gère l'équilibre entre sa vie professionnelle et personnelle, et celui des autres.
Réagit avec détermination et rapidité aux possibilités ou aux risques qui se présentent.
Conserve son calme dans des situations difficiles afin d'atténuer la pression et de maintenir l'impulsion.

Gestion des personnes - Les personnes et l'effectif

Travaille de façon individuelle avec les superviseurs.
Optimise la diversité parmi les membres de l'équipe afin de constituer des équipes solides possédant des forces complémentaires.
Appuie et défend les intérêts du personnel, s'il y a lieu.
Règle les problèmes de rendement.
Donne régulièrement de la rétroaction et reconnaît les succès ainsi que les besoins d'amélioration.
Offre de l'encadrement, des défis et des possibilités de perfectionnement.
Résout les problèmes de relations de travail.
Obtient de la médiation, au besoin.
Équilibre les besoins des membres du personnel et ceux de l'organisation.
Surveille et s'occupe du bien-être en milieu de travail.
Élabore et appuie des plans de carrière ainsi que des possibilités d'apprentissage.
Élabore une stratégie des RH pour la planification de la relève de l'unité.
Obtient des fonds pour la formation en LO et d'autres types de formation.
Met en œuvre des pratiques de RH rigoureuses et s'acquitte de ses obligations de responsabilisation en matière de GRH.

Gestion des finances - Budget et biens

Affecte et gère de façon transparente les ressources de l'unité.
Met en œuvre des stratégies permettant de réaliser des économies opérationnelles et d'optimiser les ressources.
Applique et surveille des systèmes rigoureux pour la gestion de l'information financière, ainsi que la vérification interne et l'évaluation.
S'acquitte de ses obligations de responsabilisation en matière de gestion des finances et des biens de l'unité.
Donne suite aux vérifications, aux évaluations et aux autres renseignements objectifs sur le rendement de l'unité.

Comportements inefficaces - POUR TOUS LES ÉCHELONS